מסמכים וניירת מתחלקים לשלוש קטגוריות עיקריות. כל ארגון וסידור שלהם חייב לקחת בחשבון את האפיונים המיוחדים של כל קטגוריה, ואין לערבב ביניהן.
הקטגוריות הן:
תיוק ארוך טווח/לתמיד
• תעודת לידה
• פנקס חיסונים
• מסמכים בקשר עם העסקת עובדים במשק בית.
• תלושי שכר וטופסי 106
• תעודות המעידות על הכשרה מקצועית
• תיק רפואי
• מסמכים על רכישה ומכירה נכסים דלא ניידי (בית , מבנה, קרקע וכד')
• פסקי דין , לזכות או לחובה, שבהם שמכם הוזכר
• מיצוי זכויות כספיות/התגוננות מפני תביעה אזרחית
תיוק ושמירת מסמכים על פי חוק
• ארנונה עירונית – 10 שנים
• מסמכי בנק – 7 שנים
• חשבונות ששולמו – 3 שנים
• חוזים של עסקאות מתמשכות – כל עוד בתוקף ועוד 7 שנים
• חוזים עסקיים – כל עוד בתוקף ועוד 7 שנים
• מסמכי הלוואות – כל עוד בתוקף ועוד 7 שנים.
• מכירות משמעותיות – אוספים יקרי ערך, ירושות, שיש להם השפעה ניכרת על מקורות מימון.
• העתקי דוחות למס הכנסה והמסמכים שלפיהם הוגשו הדוחות – 7 שנים.
תיוק של מסמכים עם תאריך תפוגה
• פוליסות ביטוח חיים – כל עוד בתוקף
• פוליסות ביטוח בריאות/סיעוד – כל עוד בתוקף
• פוליסות ביטוח רכוש – עד שמגיעה פוליסה חדשה
• תעודות אחריות – עד תום תקופת האחריות ועוד שנה
• רכישות משמעותיות (רכב, תכולה) – כל עוד המוצר נמצא ברשותי ומשמש אותי
המלצת הבית: יש לשמור לפחות 7 שנים. כי זהו הכלל הבסיסי בנושא תביעות אזרחיות.
תיוק מסמכים אישיים הקרובים ללב
• אלבומי תמונות
• ברכות מאירועים
• מכתבים אישיים
• מזכרות
השמדת מסמכים
חשוב להשמיד מסמכים שאין בהם עוד צורך, על מנת לפנות מקום יקר ולאוורר חללים.
יש לשים לב לאופנים השונים בהם יש להשתמש בהשלכת מסמכים וניירת שאין בהם עוד צורך:
• השלכה למאגרי ניירת למחזור (שמירה על עולם ירוק)
• גריסה (ברמות אבטחה שונות, על פי סוגי המסמכים)
• שריפה (מאובטחת)
מה צריך לגרוס ומה אפשר פשוט להשליך?
לסדר ניירת ומסמכים זה לא לארגן אותם במקום ושהכול ייראה אסתטי ומזמין. ישנה חשיבות עליונה לאוורר את המאגרים מניירות שניתן כבר להיפטר מהם ולפנות מקום לאלו שיגיעו בעתיד.
אדם פרטי, יכול להשליך הכול לפח, ויכול גם לגרוס הכול עד לרמת המעטפה. במסמכיו האישיים יכול אדם לעשות ככל העולה על רוחו, כנ"ל לגבי חשיפת כל סודותיו.
בעלי עסקים, חייבים להשמיד ניירת ומסמכים באופנים שונים. על אנשי מקצוע מסוימים כדוגמת: רופאים, פסיכולוגים, רואי חשבון, עורכי דין, חברות תוכנה וכד', חלים חוקים ברורים באשר לרמות ההשמדה הנדרשים. מבחינת אופן ההשמדה, רמת האבטחה ועוד.
'טוב(ע)ים בניירת' עורכים תהליכי השמדה מותאמים לאחר בחינת חוקיות התהליך והצרכים השונים הנדרשים לכך.
ניירת מוסדית, מה עושים עם זה?
טיפול בניירת אל מול מוסדות זאת כבר התמחות!
על המסדר להכיר היטב את החוקים של כל מוסד ומוסד ולפיהם לערוך את ארגון המסמכים. מעטות החברות המכירות לעומק את החוקים במדינת ישראל בהקשר הזה.
'טוב(ע)ים בניירת' מתמחים בכך!!!
כאשר מדובר בניירת מוסדית, אסור להזניח ולהניח בצד. להזנחת טיפול ו/או לאי טיפול יעיל ונכון, קיימות השלכות קשות – הן מבחינת מיצוי זכויות, מבחינה משפטית וכמובן הסנקציות והקנסות הגלומים בכך.
• יש לפנות למוסדות מיד ובצורה מסודרת
• יש להכיר את גבולות החוק לקבלת תנאים טובים והקלות
• יש לפקפק בכל נייר ומסמך מוסדי ולבחון אופציות נוספות בשוק לפני תשלום
• יש לשמור עותק מכל מסמך
• יש לשמר אישור שליחה בדואר רשום או בפקס
• יש לתייק את המיילים הרלוונטיים וההתכתבויות בתיקיות ממוחשבות מסודרות
• ועוד...
בניירת מוסדית כלולים מסמכי חברות ביטוח, מס הכנסה, מע"מ, פנסיה, קופות גמל, משכנתאות, בנקים וכו'.