מה, איך ואיפה מתייקים?

במהלך החיים נערמים על שולחן העבודה, במגירות, בארונות, בבית ובמקום העבודה, אלפי דפים, מסמכים וניירות. חלקם לא רלוונטיים מיד לאחר פתיחתם ורצוי שנשליך אותם על מנת לפנות מקום בראש ובמאגרי הניירת שלנו. חלקם דורשים התייחסות וצעדים פרקטיים לטיפול מידי או ארוך טווח, וישנם גם מסמכים שיש לשמור – אם על פי חוק ואם כי הם קרובים לליבנו ומהווים מזכרות חשובות מציוני דרך במסע החיים שלנו.

כדי להתחיל לעשות סדר בחלל המשרד ו/או הבית, 'טוב(ע)ים בניירת' ממליצים לערוך סקירה של כל המסמכים והניירות שיש לשמור וחשוב לתייק:

מסמכים כלליים:

• תעודות לידה
• פנקסי חיסונים
• תיקים רפואיים וסיכומי מחלה
• רשימות תרופות
• ברכות מאירועים חשובים ומשמעותיים
• תמונות וקבצי תמונות אישיים

מסמכים עסקיים:

• רישיון לניהול עסק
• פרוטוקול הקמת חברה בע"מ
• תעודות מקצועיות
• תלושי שכר וטופסי 106
• חוזים עסקיים
• התכתבויות עסקיות
• מסמכי בנק
• פוליסות ביטוח של העסק ותכולתו
• דוחות מס הכנסה ומע"מ
• חשבונות
• מסמכי שכירויות
• מסמכים משפטיים

מסמכים תיעודיים:

• תעודות גמר, סיום (בתי ספר, קורסים, השתלמויות, תארים...)
• מסמכים על רכישת ומכירת נכסים משמעותיים כדירה ,רכב, קרקע וכד'
• מסמכי בנק וחסכונות
• חשבונות ששולמו
• חוזים של עסקאות מתמשכות
• מסמכים בקשר עם העסקת עובדים במשק בית

חשוב מאוד לתייק נכון! כלומר, לתייק בהתאם לצרכי הלקוח, תפיסת המרחב שלו והדרך בה הוא מתנהל בחייו, וכמובן, על פי כללי ההתיישנות הנהוגים במדינת ישראל.

איך מתייקים?

רבים טועים לחשוב כי יש דרך "מקובלת" ונכונה לתייק מסמכים ולסדר ניירת. זו טעות נפוצה! אין דין סדר של אדם אחד כדין סדר של אחר. כל אחד מאתנו פועל מחשבתית בצורה שונה. לכל אחד יש את "הסדר שלו".

ארגון הניירת על פי חוקים נוקשים ומקובלים עשוי לגרום בלגן גדול מזה שהיה שם טרם תהליך המיון והסידור המיוחלים.

ב'טוב(ע)ים בניירת' מתייחסים קודם כל לדרך החשיבה הסובייקטיבית ומנהגי הסידור והארגון של הלקוח. רק לאחר למידה מעמיקה של צרכים אלו, אנו מתחילים בתהליך עצמו.

המטרה שלנו משולשת. זהו הערך המוסף שמקבלים העובדים עם 'טוב(ע)ים בניירת':

1. ארגון, סידור ותיוק הניירת והמסמכים בהתאמה מלאה לאופיו של הלקוח ודרך התנהלותו במרחב.
2. נראות של ניקיון וסדר מופתי.
3. חלוקה מדויקת לפי:
o מסמכים לשימור בלבד
o מסמכים לטיפול מיידי
o מסמכים לטיפול ארוך טווח ולמעקב
o מסמכים זמינים לשליפה
o מסמכים שיש להשמיד ולגרוס

והכול על פי כללי חוקי ההתיישנות הנהוגים במדינת ישראל.

איפה מתייקים?

אזורי אחסון הניירת והמסמכים הקיימים בבית ובעסק לרוב לא הותאמו לכך מבראשית. הם פשוט הפכו להיות כאלה.

על מנת להצליח לערוך סדר מופתי ולדאוג לשמרו לאורך זמן, יש ללמוד את המרחב לעומק ולהנהיג מקום לאחסון, תיוק וסידור הניירת והמסמכים על פי ההיגיון הפנימי של בעל הבית/העסק.

זאת על מנת שלא יאבדו המסמכים ובמקביל שימצאו זמינים בכל עת ועל פי הצורך.

אזורי ואמצעי אחסון מתאימים:

• ארונות פתוחים וסגורים בהתאם לריהוט הקיים, או בתוספת יחידות אחסון חדשות.
• מדפים פתוחים, סגורים או מוסתרים, ניתן להוסיף עלפי צורך.
• מגירות קיימות, או רכישת מערכת מגירות המשמשת אך ורק לצורך אחסון ניירת ומסמכים.
• קופסאות אחידות, ממוספרות או מסומנות חיצונית להתמצאות, מחומרים שונים.
• קלסרים בגדלים שונים ומחומרים מגוונים.
• תיקי הרמוניקה בגדלים שונים.
• ניילוניות.
• תיקי הגשה.
• תיקי תלייה.
• מעמדים של קטלוגים.
• סלסלות ומגדלי סלסלות.
• ועוד...

חשוב להתאים את אביזרי האחסון לחלל ולנוחות הלקוח, לנגישות מרבית, להתמצאות מהירה ולשליפה מיידית!!!